101 Verhuistips voor Projectverhuizingen

Ruim voor datum: 1

  • •    Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan: raad van commissarissen, management, medewerkers, ondernemingsraad, UWV en vakbonden.
    •    Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
    •    Richt eventueel een projectgroep "Verhuizingen" op.
    •    Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
    •    Inventariseer de behoeften van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
    •    Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand nog moeten worden aangebracht.
    •    Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt.
    •    Regel eventueel een nieuwe hinderwetvergunning.
    •    Vraag subsidies aan. Bij de Kamer van Koophandel vindt u alle subsidies in een overzichtelijke gids.
    •    U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen. Inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaat.
    •    Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers.
    •    Maak een wervingsplan voor nieuw personeel.
    •    Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
    •    Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
    •    Zorg dat nieuwe medewerkers voldoende mogelijkheden krijgen zich in te werken.
    •    Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging.

Ruim voor datum: 2

  • •    Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursies informatie verstrekken.
    •    Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor het personeel.
    •    Houd deze afspraken in de hand door afspraken te maken met een verhuisbedrijf dat al het personeel verhuist.
    •    Laat de rekeningen daarvoor naar de zaak sturen. De btw kunt u verrekenen.
    •    Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
    •    Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan.
    •    Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
    •    Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.
    •    Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
    •    Stel uw investeringsplannen daarvoor bij.
    •    Bepaal het verhuisbudget.
    •    Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig heeft.
    •    Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.
    •    Bestel tijdig uw projecttapijt.
    •    Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
    •    Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
    •    Neem een aannemer in de arm voor de verbouwingsklus.
    •    Neem contact op met de gemeente en vraag of de verbouwingsplannen op deze manier plaats kunnen vinden.
    •    Licht uw nieuwe buren in in verband met mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
    •    Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
    •    Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren.
    •    Maak een nieuwe productie-uitleg.
    •    Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
    •    Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
    •    Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw.
    •    Zet nieuwe plattegronden op tekening.
    •    Neem tijdig contact op met uw projectverhuizer.
    •    Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
    •    Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
    •    Houd uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken.
    •    Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit.
    •    Kies een verhuizer op naam, op specialisatie, op werkwijze.
    •    Let niet alleen op geld, maar ook op faciliteiten van de verhuizer en de beschikbare materialen.
    •    Let op de algemene voorwaarden waaronder de verhuizer werkt.
    •    Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.

Ruim voor datum: 3

  • •    Maak samen met de verhuizer een draaiboek.
    •    Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt, uw eigen technische dienst of de verhuizer.
    •    Bepaal wie alles in- en uitpakt.
    •    Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
    •    Maak in overleg met alle betrokken partijen een strak tijdsplan.
    •    Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
    •    Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
    •    Maak met uw telecombedrijf tijdig afspraken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Schaf eventueel een nieuwe centrale of andere apparatuur aan.
    •    Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
    •    Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
    •    Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel opslaan bij uw verhuisbedrijf.
    •    Regel de verzekering en de bankzaken.

Kort voor datum

  • •    Zorg ervoor dat de nieuwe gebouwen gebruiksklaar zijn als er verhuisd gaat worden.
    •    Zorg ervoor dat de aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaat e.d.)
    •    Vervang of repareer alle sloten in het nieuwe gebouw.
    •    Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
    •    Bestel een nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo.
    •    Kunnen leveranciers en klanten het gebouw gemakkelijk bereiken?
    •    Plaats eventueel richtingborden in de omgeving.
    •    Zorg voor nieuw briefpapier.
    •    Nieuwe folders en brochures laten drukken.
    •    Pas advertenties aan.
    •    Zorg ervoor dat het nieuwe adres op verpakkingen komt te staan.
    •    Instrueer uw medewerkers in overleg met uw verhuizer in speciale bijeenkomsten over de wijze van inpakken.
    •    Laat het gebouw schoonmaken.
    •    Meld verhuisdatum, nieuwe telefoon- en faxnummers en het juiste post- en bezoekadres aan leveranciers en afnemers.
    •    Geef nieuwe adresgegevens door aan de Kamer van Koophandel.
    •    Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rondom het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.

Tijdens de verhuisdag(en) 

  • •    Zorg dat de sleutelposities zoals bewaking, portiersloge en telefooncentrales bemand zijn.
    •    Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van de oude en nieuwe vestiging. De manager kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
    •    Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten.
    •    Zorg ervoor dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen is aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
    •    Zorg voor voldoende eigen bemanning (bijvoorbeeld TD, bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand en spandiensten.
    •    Geef al uw medewerkers een taak. Mensen zonder taak krijgen vrijaf.
    •    Zorg voor voldoende koffie, thee, melk, broodjes, iets bij de koffie en eventueel een warme maaltijd.

Na de verhuizing

  • •    Hele gebouw weer schoonmaken.
    •    Nieuwe telefoonlijsten op de kamers.
    •    Bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw plaatsen.
    •    Stel de TD verantwoordelijk voor het ophangen van kunst, posters et cetera.
    •    Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden en plafonds te gaan sleutelen.
    •    Samen met gebruikers schade inventariseren.
    •    Zorg ervoor dat verhuismateriaal zoals dozen op een centraal punt worden ingeleverd.
    •    Houd de projectgroepen nog een drietal weken in bedrijf voor het afhandelen van diverse zaken.
    •    Organiseer een officiële opening.
    •    Organiseer een open dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
    •    Vergeet de pers niet op de hoogte te houden via een persbericht.
    •    Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
    •    Zorg ervoor dat u weet wat er na de verhuizing nog moet gebeuren.

OFFERTE AANVRAGEN

Wij maken u er op attent dat deze website gebruik maakt van cookies. Dit doen wij om u beter van dienst te kunnen zijn.
Wij vragen uw akkoord om dit te mogen blijven doen. Voor meer informatie kunt u onze privacy pagina en Cookie uitleg bezoeken!