101 Verhuistips Voor Projectverhuizingen
ruim voor datum: 1
- Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan: Raad van Commissarissen Management Medewerkers Ondernemingsraad Gewestelijk Arbeidsbureau Vakbonden
- Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
- Richt eventueel een projectgroep "Verhuizingen" op.
- Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
- Inventariseer de behoeften van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
- Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand nog moeten worden aangebracht.
- Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt.
- Regel eventueel een nieuwe hinderwet aanvraag.
- Vraag subsidies aan, de Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan.
- U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen,inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaat.
- Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvesting mogelijkheden voor uw medewerkers.
- Maak een wervingsplan voor nieuw personeel.
- Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
- Maak nieuwe regelingen voor reiskosten vergoeding.
- Zorg dat nieuwe medewerkers voldoende mogelijkheden krijgen zich in te werken.
- Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging.
Ruim voor datum: 2
- Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursies informatie verstrekken.
- Maak een sluitende verhuiskosten vergoeding voor het personeel.
- Hou deze afspraken in de hand door afspraken te maken een verhuisbedrijf al het personeel verhuist.
- Laat de rekeningen daarvoor naar de zaak sturen. De BTW kunt u verrekenen.
- Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
- Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan.
- Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
- Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.
- Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
- Stel uw investeringsplannen daarvoor bij.
- Bepaal het verhuisbudget.
- Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig hebt.
- Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.
- Bestel tijdig uw projecttapijt.
- Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
- Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
- Neem een aannemer in de arm voor de verbouwingsklus.
- Neem contact op met de gemeente en vraag of de verbouwing plannen op deze manier plaats kunnen vinden.
- Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
- Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
- Bepaal of tijdens de verhuizing de produktie doorgaat of dat u tijdelijk op twee lokaties gaat produceren.
- Maak een nieuwe produktie uitleg.
- Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
- Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
- Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw.
- Zet nieuwe plattegronden op tekening.
- Neem tijdig contact op met uw projectverhuizer.
- Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
- Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
- Houdt uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken.
- Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit.
- Kies een verhuizer op naam, op specialisatie, op werkwijze.
- Let niet alleen op geld, maar ook op faciliteiten van de verhuizer, en de beschikbare materialen.
- Let op de Algemene Voorwaarden waaronder de verhuizer werkt.
- Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
Ruim voor datum: 3
- Maak samen met de verhuizer een draaiboek.
- Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt, uw eigen technische dienst of de verhuizer.
- Bepaal wie alles in- en uitpakt.
- Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
- Maak in overleg met alle betrokken partijen een strak tijdsplan.
- Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
- Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
- Met KPN Telecom tijdig afspraken maken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale, faxapparatuur aanschaffen.
- Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
- Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
- Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel of opslaan bij uw verhuisbedrijf.
- Regel de verzekering en de bankzaken.
Kort voor datum
- Nieuwe gebouwen gebruiksklaar hebben als er verhuisd gaat worden.
- Zorg dat de aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaat e.d.)
- Vervang of repareer alle sloten in het nieuwe gebouw.
- Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
- Nieuw bord ( eventueel verlicht ) met naam en logo bestellen.
- Kunnen leveranciers en klanten het gebouw makkelijk bereiken ?
- Plaats eventueel richtingborden in de omgeving.
- Zorg voor nieuw briefpapier.
- Nieuwe folders en brochures laten drukken.
- Advertenties aanpassen.
- Zorg dat het nieuwe adres op verpakkingen komt te staan.
- Medewerkers instrueren in speciale bijeenkomsten over de wijze van inpakken, in overleg met uw verhuizer.
- Gebouw laten schoonmaken.
- Meldt leveranciers en afnemers de verhuisdatum, nieuwe telefoon- en faxnummers en het juiste post- en bezoekadres.
- Nieuwe adresgegevens doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
- Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.
Tijdens de verhuisdag(en)
- Zorg dat de sleutelposities zoals bewaking, portiersloge, telefooncentrales bemand zijn.
- Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van oude en nieuwe vestiging. De manager kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
- Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten.
- Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen zijn aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
- Zorg voor voldoende eigen bemanning (b.v. TD, Bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand en spandiensten.
- Geef al uw medewerkers een taak, mensen zonder taak krijgen vrijaf.
- De zorg voor de inwendige mens. De zorg voor voldoende koffie, thee, melk, broodjes, iets bij de koffie en eventueel een warme maaltijd.
Na de verhuizing
- Hele gebouw weer schoonmaken.
- Nieuwe telefoonlijsten op de kamers.
- Bordjes op de deuren en routing borden in het gebouw plaatsen.
- Stel de TD verantwoordelijk voor het ophangen van kunst, posters etc.
- Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden en plafonds te gaan sleutelen.
- Samen met gebruikers schade inventariseren.
- Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc. op een centraal punt worden ingeleverd.
- Houdt U de projectgroepen nog een drietal weken in bedrijf voor het afhandelen van diverse zaken.
- Organiseer een officiële opening.
- Een open dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
- Vergeet de pers niet op de hoogte te houden. ( persbericht )
- Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
- Zorg dat U weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren.
Hier kunt u vrijblijvend informatie aanvragen.
't Hoentje & Van der Zalm BV.
Graag tot uw dienst!








