101 Verhuistips Voor Projectverhuizingen

ruim voor datum: 1

• Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan: Raad van Commissarissen Management Medewerkers Ondernemingsraad    Gewestelijk Arbeidsbureau  Vakbonden
• Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
• Richt eventueel een projectgroep "Verhuizingen" op.
• Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
• Inventariseer de behoeften van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
• Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand nog moeten worden aangebracht.
• Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt.
• Regel eventueel een nieuwe hinderwet aanvraag.
• Vraag subsidies aan, de Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan.
• U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen,inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaat.
• Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvesting mogelijkheden voor uw medewerkers.
• Maak een wervingsplan voor nieuw personeel.
• Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
• Maak nieuwe regelingen voor reiskosten vergoeding.
• Zorg dat nieuwe medewerkers voldoende mogelijkheden krijgen zich in te werken.
• Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging.

Ruim voor datum: 2

• Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursies informatie verstrekken.
• Maak een sluitende verhuiskosten vergoeding voor het personeel.
• Hou deze afspraken in de hand door afspraken te maken een verhuisbedrijf al het personeel verhuist.
• Laat de rekeningen daarvoor naar de zaak sturen. De BTW kunt u verrekenen.
• Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
• Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan.
• Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
• Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.  
• Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
• Stel uw investeringsplannen daarvoor bij.
• Bepaal het verhuisbudget.
• Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig hebt.
• Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.
• Bestel tijdig uw projecttapijt.
• Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
• Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
• Neem een aannemer in de arm voor de verbouwingsklus.
• Neem contact op met de gemeente en vraag of de verbouwing plannen op deze manier plaats kunnen vinden.
• Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
• Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.  
• Bepaal of tijdens de verhuizing de produktie doorgaat of dat u tijdelijk op twee lokaties gaat produceren.
• Maak een nieuwe produktie uitleg.
• Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
• Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
• Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw.
• Zet nieuwe plattegronden op tekening.
• Neem tijdig contact op met uw projectverhuizer.
• Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
• Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
• Houdt uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken.
• Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit.
• Kies een verhuizer op naam, op specialisatie, op werkwijze.
• Let niet alleen op geld, maar ook op faciliteiten van de verhuizer, en de beschikbare materialen.
• Let op de Algemene Voorwaarden waaronder de verhuizer werkt.
• Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.

Ruim voor datum: 3

• Maak samen met de verhuizer een draaiboek.
• Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt, uw eigen technische dienst of de verhuizer.
• Bepaal wie alles in- en uitpakt.
• Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
• Maak in overleg met alle betrokken partijen een strak tijdsplan.
• Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
• Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
• Met KPN Telecom tijdig afspraken maken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale, faxapparatuur aanschaffen.
• Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
• Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
• Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel of opslaan bij uw verhuisbedrijf.
• Regel de verzekering en de bankzaken.

Kort voor datum

• Nieuwe gebouwen gebruiksklaar hebben als er verhuisd gaat worden.
• Zorg dat de aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaat e.d.)
• Vervang of repareer alle sloten in het nieuwe gebouw.
• Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
• Nieuw bord ( eventueel verlicht ) met naam en logo bestellen.
• Kunnen leveranciers en klanten het gebouw makkelijk bereiken ?
• Plaats eventueel richtingborden in de omgeving.
• Zorg voor nieuw briefpapier.
• Nieuwe folders en brochures laten drukken.
• Advertenties aanpassen.
• Zorg dat het nieuwe adres op verpakkingen komt te staan.
• Medewerkers instrueren in speciale bijeenkomsten over de wijze van inpakken, in overleg met uw verhuizer.
• Gebouw laten schoonmaken.
• Meldt leveranciers en afnemers de verhuisdatum, nieuwe telefoon- en faxnummers en het juiste post- en bezoekadres.
• Nieuwe adresgegevens doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
• Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.

Tijdens de verhuisdag(en) 

• Zorg dat de sleutelposities zoals bewaking, portiersloge, telefooncentrales bemand zijn.
• Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van oude en nieuwe vestiging. De manager kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
• Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten.
• Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen zijn aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
• Zorg voor voldoende eigen bemanning (b.v. TD, Bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand  en spandiensten.
• Geef al uw medewerkers een taak, mensen zonder taak krijgen vrijaf.
• De zorg voor de inwendige mens. De zorg voor voldoende koffie, thee, melk, broodjes, iets bij de koffie en eventueel een warme maaltijd.

Na de verhuizing

• Hele gebouw weer schoonmaken.
• Nieuwe telefoonlijsten op de kamers.
• Bordjes op de deuren en routing borden in het gebouw plaatsen.
• Stel de TD verantwoordelijk voor het ophangen van kunst, posters etc.
• Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden en plafonds te gaan sleutelen.
• Samen met gebruikers schade inventariseren.
• Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc. op een centraal punt worden ingeleverd.
• Houdt U de projectgroepen nog een drietal weken in bedrijf voor het afhandelen van diverse zaken.
• Organiseer een officiële opening.
• Een open dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
• Vergeet de pers niet op de hoogte te houden. ( persbericht )
• Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
• Zorg dat U weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren.

Hier kunt u vrijblijvend informatie aanvragen.

't Hoentje & Van der Zalm BV.
Graag tot uw dienst!